Naar aanleiding van aflevering 7.9 van de podcast, waarin ik het heb over de all time high van ons nettovermogen, kreeg ik een vraag over het declareren van kosten voor benzine in het buitenland wanneer je een leaseauto hebt.
Als je je auto van de zaak ook privé gebruikt komt het natuurlijk weleens voor dat je in het buitenland moet tanken. Bijvoorbeeld als je met je auto van de zaak op vakantie gaat. In veel leaseregelingen is het tegenwoordig niet meer mogelijk om je tankpas in het buitenland te gebruiken. Maar wist je al dat er wel mogelijkheden zijn om de kosten voor bezine in het buitenland te declareren? In deze blog leggen we je uit hoe dit precies werkt.
Kan iedereen kosten voor benzine in het buitenland declareren?
Om de kosten voor benzine in het buitenland te kunnen declareren heb je wel wat hulp van je werkgever nodig. Bovendien geldt deze regeling alleen als je bijtelling betaalt. De kosten voor benzine in het buitenland kunnen dan namelijk worden verrekend met de betaalde bijtelling.
Hoe werkt bijtelling?
Om uit te leggen hoe bijtelling werkt, moeten we eerst antwoord geven op de vraag: wat is bijtelling? Bijtelling is een vorm van belasting die je moet betalen als je een auto van de zaak rijdt. Deze belasting moet je betalen omdat het genot dat je hebt van het rijden van een auto van de zaak als extra inkomsten wordt gezien.
Je krijgt te maken met bijtelling als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met je auto van de zaak. Kilometers die je aflegt voor woon-werkverkeer vallen onder zakelijke kilometers en worden hierin dus niet meegerekend.
De bijtelling is een percentage van de nieuwwaarde van de auto die je rijdt. In de meeste gevallen geldt dat de bijtelling 22% over de cataloguswaarde van de auto is. Maar rijd je een duurzamere auto, zoals een elektrische auto, een zonnecelauto of een waterstofauto, dan is de bijtelling lager. Dit is natuurlijk beter voor het klimaat en dat wil de overheid graag stimuleren.
Is je auto van de zaak ouder dan 15 jaar, dan wordt de bijtelling op een andere manier berekend. Deze is dan namelijk 35% van de waarde in het economisch verkeer, dus de prijs waarvoor de auto op dat moment verkocht zou kunnen worden.
Waar moet je aan voldoen om kosten voor benzine in het buitenland te declareren?
Om de kosten voor benzine in het buitenland te kunnen declareren moeten jij en je werkgever wel aan wat eisen voldoen. Het is dan mogelijk om de kosten voor benzine in het buitenland in mindering te brengen op de bijtelling die je betaalt voor het privégebruik van de auto. Als je dit doet, scheelt je dit al snel een kleine 40%.
Om te beginnen moet tussen werkgever en werknemer schriftelijk worden overeengekomen dat brandstofkosten tijdens de vakantie via de loonadministratie als kosten voor het privégebruik van de auto worden aangemerkt. Dit moet vastgelegd worden vóór aanvang van de vakantie.
Vervolgens moet je als werknemer na je vakantie natuurlijk wel alle bonnetjes of andere betaalbewijzen kunnen overleggen. Zonder bewijs van betaling kunnen de kosten ook niet gedeclareerd worden, maar dat spreekt voor zich.
Als bovenstaande zaken op orde zijn kunnen de gemaakte kosten voor benzine in het buitenland gedeclareerd worden en in mindering worden gebracht op de betaalde bijtelling.
Maar wat als je de kosten voor benzine in het buitenland toch betaalt met een tankpas van de zaak? In dat geval kun je met je werkgever afspreken dat je een eigen bijdrage voor privégebruik van de auto van de zaak gaat betalen, of dat deze verhoogd wordt als je al een eigen bijdrage betaalt.
Dus stel, je bent tijdens een vakantie 600 euro kwijt aan benzine (en tol, want ook deze kosten mogen meegerekend worden), dan kun je afspreken dat je een eigen bijdrage gaat betalen van 50euro per maand om deze kosten recht te trekken (want 600/12 = 50). Ook deze kosten worden in mindering gebracht op de bijtelling die je moet betalen. Let er wel op dat je wel BTW moet betalen over deze eigen bijdrage.
Is er een maximaal bedrag aan kosten voor benzine in het buitenland die je kunt declareren?
Je kunt de kosten voor benzine in het buitenland dus declareren, maar hier zit wel een limiet aan. De aftrek voor deze kosten mag er namelijk nooit voor zorgen dat de bijtelling die je moet betalen negatief wordt. Je kunt dus geen geld toe krijgen van de overheid. Betaal je een laag bijtellingspercentage, bijvoorbeeld omdat je een elektrische auto van de zaak rijdt, dan kan het zijn dat je al snel aan het maximaal te declareren bedrag zit, maar ook dan is ieder voordeel meegenomen, toch?
Hoe maak je dit onderwerp bespreekbaar bij je baas?
Het kan misschien lastig zijn om dit onderwerp met je werkgever te bespreken. Als je dit lastig vindt of als je bang bent dat je werkgever niet graag mee zal werken aan het declareren van de kosten voor benzine in het buitenland, dan is het goed om te weten dat een werkgever geen nadeel ondervindt aan deze regeling.
De gemaakte kosten voor benzine in het buitenland worden namelijk als het ware verrekend met het profijt dat je hebt van het rijden van een auto van de zaak. Doordat het rijden van een auto van de zaak als extra inkomen wordt gezien, kun je deze kosten van dat extra inkomen aftrekken. Vervolgens wordt dat extra inkomen dus lager, waardoor je minder belasting hoeft te betalen.
En aangezien jij degene bent die die belasting moet betalen en jij ook degene bent die de kosten voor de benzine in het buitenland hebt moeten betalen, kost dit jouw werkgever helemaal niets, terwijl het jou wel een flink voordeel op kan leveren.
Het enige wat je baas hoeft te doen is dus het verrichten van wat administratieve handelingen, maar het kost hem of haar verder helemaal niets. Als je werkgever dit ook begrijpt, zal de drempel om mee te werken waarschijnlijk al een stuk lager liggen.
Daarnaast helpt het natuurlijk altijd om dit soort zaken open en eerlijk te bespreken, ervoor te zorgen dat je werkgever zich niet aangevallen of voor het blok gezet voelt en een goed moment uit te kiezen. Bespreek dit soort onderwerpen op een luchtig moment en niet tijdens een eindejaarsgesprek waarbij je ook al kenbaar hebt gemaakt niet tevreden meer te zijn met je salaris bijvoorbeeld.
Conclusie benzinekosten buitenland declareren
Zoals je in dit artikel hebt kunnen lezen, kan het dus best lonen om met je baas te bespreken dat je je in het buitenland gemaakte benzinekosten wilt declareren zodat je deze in mindering kunt brengen op je te betalen bijtelling. Zeker als je gaat roadtrippen met je leaseauto kan dit een flinke besparing op je bijtelling opleveren.
Heb jij wel eens gebuik gemaakt van deze regeling? Laat het weten in de comments.
