Lisa

Lisa

Delen
Lisa

Lisa

Vakantiebudget opstellen: leer budgetteren met de Spaarpodcast vakantiebudget Excel sheet

vakantiebudget opstellen

Of je nu een lang weekend weg wilt, een paar weken of zelfs nog langer: op vakantie gaan kost geld. En veel ook, als je niet uitkijkt. Daarom is het belangrijk om vooruit te plannen en een budget voor je reis vast te stellen. Als je de tijd neemt om je vakantie goed te plannen en te budgetteren, zorg je ervoor dat je niet thuiskomt met meer (creditcard)schulden dan herinneringen. Om je hierbij te helpen, hebben we een handige Excel spreadsheet gemaakt om jou te helpen met het samenstellen van je vakantiebudget. Wij gebruiken dit template voor al onze workations en vakanties.

In dit artikel vertellen we je er alles over, en geven je we handige tips over hoe je een realistisch vakantiebudget kunt vaststellen én je daar hopelijk aan kunt houden. 

Het plannen en vaststellen van een vakantiebudget

De eerste stap, voordat je je vakantiebudget gaat bepalen, ligt nogal voor de hand. De eerste stap is  bepalen waar je naartoe wilt, en hoe lang je op de plek van bestemming zou willen verblijven. Je keuze voor een bepaalde bestemming is namelijk van grote invloed op het totale budget dat je waarschijnlijk nodig zult hebben voor je reis: een reis binnen Europa is in totaliteit vaak goedkoper dan een reis naar een niet-Europese bestemming, en buiten Europa is een reis naar Azië in totaal vaak goedkoper dan een reis naar Zuid-Amerika bijvoorbeeld.

Zelf vind ik het fijn om, als de bestemming eenmaal gekozen is, eerst een een verwachting te stellen over het totale budget dat ik denk nodig te hebben. Daarna zoom ik verder in en probeer ik de valideren of mijn gestelde budget realistisch is. 

Later in dit artikel neem ik je mee in de planning van onze aankomende ‘grote’ reis: 24 dagen reizen door Amerika. Zo krijg je hopelijk een beeld van hoe wij budgetteren en het vakantiebudget template gebruiken.

Stap 1: Breng je verwachte totale vaste kosten in kaart

Bedenk welke vaste kosten je sowieso moet maken om je reis te kunnen realiseren. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan: 

  • Vervoerskosten zoals vliegtickets, treinkosten en/of kosten voor het huren van een auto
  • Kosten voor een visum
  • Verblijfskosten

Als je vliegt, vergelijk dan de prijzen van verschillende luchtvaartmaatschappijen en zoek naar aanbiedingen op sites als Skyscanner, Expedia of Yelmair. Via die laatste (ik volg Yelmair via instagram, daar worden regelmatig goede deals gepost) vonden wij een super goede deal met British Airways naar Denver! Vaak geldt dat rond 3 maanden voor vertrek de vlieg- en/of treintickets het goedkoopst zijn. Houd ook rekening met reizen op bestemming: ga je daar nog rondreizen? Is er sprake van binnenlandse vluchten of treinreizen? Allemaal extra kosten om rekening mee te houden in je inschatting.

Als je op autovakantie gaat, houd dan ook rekening met een minimale inschatting voor benzinekosten. 

De kosten voor een toeristenvisum staan vaak vast, dus deze is makkelijk op te zoeken en in te vullen.

Als je eenmaal je vervoerskosten en kosten voor je eventuele visum hebt bepaald, schat dan de kosten van de overnachtingen voor de duur van je reis. Hoeveel comfort en luxe vind je belangrijk? Houd daar rekening mee bij het maken van je inschatting, want dit heeft een grote invloed op de kosten van een overnachting. Kijk op verschillende websites zoals Airbnb of Booking.com om een beeld te krijgen van de gemiddelde prijzen per nacht. 

Al deze kosten inschattingen kun je invullen in het template. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: 

Preview Spaarpodcast vakantiebudget template: vaste ksoten
Preview Spaarpodcast vakantiebudget template: vaste kosten

In het groene vakje onderaan zie je hoeveel budget er – na je vaste kosten – nog overblijft. Dit vertalen we vervolgens naar een dagbudget. In de sheet kun je overigens ook je werkelijk betaalde bedragen in Euro’s invullen (niet zichtbaar op het plaatje), zodat een eventuele wisselkoers wordt doorberekend in je totaalbudget. Ook kun je aangeven welke accommodaties je al vooruit hebt betaald en welke je later nog moet betalen. Wel zo handig! 

Stap 2: Variabele kosteninschatting: bepaal je dagbudget

Nadat je de vervoers- en verblijfskosten hebt geschat, stel je een dagelijks budget op voor maaltijden, activiteiten en andere uitgaven tijdens het reizen. Bedenk hoeveel geld je per dag aan eten wilt uitgeven – is elke avond uit eten gaan betaalbaar? Denk ook na over activiteiten – zijn er entreegelden of extra kosten aan verbonden? Houdt ook rekening met wat extra budget voor bijvoorbeeld het kopen van souvenirs, winkelen en andere onvoorziene kosten. 

Als je gebruik maakt van ons vakantiebudget template, dan rekent de sheet automatisch voor je uit welk dagbudget er voor je overblijft na aftrek van je totale vaste kosten, ten opzichte van je totaalbudget. Zoals je ziet, blijft er in het voorbeeld hieronder in totaal € 74,99 per dag over – wat neerkomt op € 37,49 per persoon per dag.  

Preview Spaarpodcast vakantiebudget template: variabele kosten
Preview Spaarpodcast vakantiebudget template: variabele kosten

Wees vooral echt realistisch: denk je dat dit een bedrag is waarvoor je alles kunt doen wat je wilt doen op je vakantie? Zo nee, zie je nog ruimte om je vaste kosten omlaag te brengen zodat je dagbudget wat omhoog gaat? Als dit geen optie is, zou je eventueel kunnen nadenken over het al dan niet verhogen van je totale budget voor de reis. Wat hier mogelijk is en wat je wilt is uiteraard heel erg persoonlijk, dat kun je alleen zelf invullen. 

Stap 3: Onderzoek mogelijkheden tot kostenbesparing

Nu alle belangrijke kosten in termen van vervoer en logies en een geschatte dagelijkse uitgavenlimiet in kaart zijn gebracht, kun je gericht gaan zoeken naar tickets, verblijfplaatsen en andere zaken die je vooraf al kunt regelen, zoals een huurauto. Hierbij kun je uiteraard proberen zoveel mogelijk te besparen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van je ervaringen onderweg. 

Net even wat langer zoeken naar aanbiedingen voor vliegtickets, hotelkamers en huurauto’s kan je makkelijk honderden euro’s besparen, afhankelijk van waar je reist en welke diensten tijdens de reis worden gebruikt. Luchtvaartmaatschappijen bieden bijvoorbeeld vaak kortingen op basis van de reisdata – vluchten die midweeks gaan zijn vaak goedkoper dan die tijdens piektijden (bijv. vrijdag of in het weekend). Bovendien zijn er in bepaalde periodes van het jaar acties of promoties voor het boeken van bepaalde reizen; als je deze opties onderzoekt voordat je je vastlegt, kun je uiteindelijk veel geld besparen. 

Kijk ook eens naar het huren van auto’s op vliegvelden; vaak bieden bedrijven concurrerende tarieven in vergelijking met huren buiten een vliegveld, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Verder hebben veel steden lokale kortingen die de totale uitgaven tijdens het reizen kunnen drukken – onderzoek vooraf de plaatselijke attracties, zodat je tijdens je verblijf van de kortingen kunt profiteren. Veel musea bieden bijvoorbeeld regelmatig gratis toegang aan; dit kan je zo weer een paar tientjes schelen. 

In het algemeen geldt dat je prima kunt besparen als je bereid bent om wat voorbereidend werk te doen. In dit artikel kun je nog wat aanvullende tips lezen om geld te besparen op vakantie, en geven we je inzicht in de werkelijke kosten van onze vakantie in Spanje (2022).

Budgetteer realistisch en maak een spaarplan

Misschien wel de belangrijkste tip: wees realistisch als je het budget voor je vakantie gaat bepalen. Ga je te laag zitten, dan weet je vrijwel zeker dat je meer zult uitgeven dan je vooraf hebt begroot en dat kan voor een lastige financiële situatie zorgen achteraf. Wees daarom echt kritisch op je eigen begroting en lees je in in het land van bestemming en de gemiddelde kostprijs van leven daar! Het zou zonde zijn als je uiteindelijk niet alles kunt doen wat je heel graag zou willen doen tijdens je vakantie, simpelweg omdat je niet goed gebudgetteerd hebt en je het geld er niet voor hebt. 

Alles begint bij inzicht. Als je weet welk budget realistisch is, kun je daarop anticiperen. Je kunt een spaarplan maken, of er zelfs voor kiezen je reisdatum aan te passen zodat je zeker weet dat je de reis van je dromen kunt gaan maken en niet voor vervelende onverwachte verrassingen komt te staan. Dit spaarplan kan heel simpel zijn, bijvoorbeeld: 

  • Je totale vakantiegeld is voldoende om de totale vakantiekosten te dekken, dan ben je snel klaar – alleen timing kan dan een bottleneck zijn; of
  • Totaalbedrag nodig / aantal maanden voor vertrek = benodigd spaarbedrag per maand. 

Extra: planning sheet & uitgaven monitor

Om het allemaal nog ietsje makkelijker voor je te maken, hebben we aan de vakantiebudget sheet ook een tab toegevoegd voor de planning van je reis. Hierin kun je precies bijhouden op welke datum je op welke bestemming bent, en wanneer je eventueel doorreist naar een volgende bestemming. 

Ook kun je hierin bijhouden wat je totale uitgaven op een dag zijn geweest. We doen niet aan gedetailleerd ieder los bonnetje opschrijven, het moet tenslotte wel leuk blijven op vakantie, maar een optelling van het totaal maken is op zich een kleine moeite. Je totale daguitgaven worden automatisch vergeleken met je dagbudget, en je krijgt direct een inzicht in hoeveel je eventueel extra over hebt voor een andere dag – of dat je wellicht een dagje wat rustiger aan zou moeten doen om binnen je budget te blijven. Zelf werken we dit overzicht meestal 1 à 2 keer in de week bij. Het kost dan ongeveer een kwartiertje per keer.

Spaarpodcast vakantieplanning spreadsheet
Spaarpodcast vakantieplanning sheet

Voorbeeld: budgetteren voor onze reis naar Amerika

Robin en ik gaan binnenkort rondreizen door Colorado, Utah, Nevada en Arizona in de VS en uiteraard gebruiken we in de voorbereiding ons eigen template om te budgetteren voor deze reis. In dit voorbeeld neem ik je mee in ons proces. Als eerste globale inschatting hebben we ons totaalbudget ingesteld op € 5.500 voor de hele reis, op basis van 2 personen.

Het startpunt voor onze reis kwam door een deal die wij vonden via Yelmair: een retour naar Denver, Colorado voor iets meer dan € 400,- per persoon met British Airways. Een vriend van Robin woont in Denver en die willen we graag opzoeken, dus klonk dit als een perfecte deal voor ons. Na kort overleg besloten we de vliegtickets te boeken. Ook moeten we, om daar te kunnen rondreizen, een auto huren. Eerste inschatting van de kosten: $ 1.000 tot $ 1.500 – omgerekend tussen de 40 en 60 dollar per dag.

Helaas zijn we allebei niet meer in het bezit van een geldige ESTA, het visum voor Amerika, dus dit zijn bijkomende kosten die sowieso vaststaan à € 40 per persoon.

Qua verblijf was onze eerste inschatting was dat we samen gemiddeld € 100,- per nacht willen betalen tijdens ons verblijf in Amerika. De hotelprijzen liggen daar nu eenmaal relatief hoog. Toen ik naar Vietnam ging, schatte ik dit bijvoorbeeld in op maximaal € 30,- per nacht – wat toen in werkelijkheid zelfs al aan de hoge kant bleek. Van de 24 dagen – 23 nachten – die we in Amerika zijn, verwachten we er 8 bij vrienden te overnachten. We moeten dus voor 15 nachten accommodaties boeken. Eerste inschatting: € 1.500 

Tussentijdse inschatting:

  • Vliegtickets € 811
  • Huurauto € 1.250 (wisselkoers niet meegenomen)
  • ESTA € 80
  • Verblijf € 1.500
  • Totaal € 3.641,-

Ten opzichte van het totaalbudget van € 5.500 is er dan nog € 1.359 over om tijdens het verblijf uit te geven. Het vakantiebudget template dat we hebben gemaakt rekent vervolgens automatisch een dagbudget uit op basis van het bedrag dat nog over is, en dat komt hiermee uit op € 56,63. Van dit bedrag moeten we eten, drinken, benzine tanken, evt. entreegelden betalen én onvoorziene extra kosten dekken.

Dit lijkt wat aan de lage kant, dus we houden er rekening mee dat we wellicht ons budget wat moeten verhogen. Maar, voordat we het budget verhogen gaan we eerst zoveel mogelijk onzekerheid wegnemen door het zoeken van geschikte accommodaties en het boeken van een huurauto. Omdat de prijzen qua accommodaties in Amerika sowieso al wat hoger liggen, boeken we alles vooruit. Dit in tegenstelling tot een reis naar Azië, waar het voor ons prima is om pas een paar dagen van te voren de volgende bestemming te bepalen. 

Onze werkelijke uitgaven aan de bovengenoemde categorieën zie je, ingevuld in de Excel sheet, in de afbeelding hieronder. 

Vaste kosten reis naar Amerika
Spaarpodcast vakantiebudget template: onze reis naar Amerika

Qua werkelijke verblijfkosten komen we iets hoger uit dan begroot, namelijk op € 1.590. Daarbij komt dat we één overnachting nog niet hebben geboekt, en daar dus nog iets hoger uit zullen gaan komen. Voor de huurauto daarentegen hebben we een prima deal gevonden, die kost ons ruim 700 dollar. 

Op basis van de huidige stand van zaken blijft er € 2.376 over voor alle variabele kosten + die laatste overnachting die we nog moeten boeken. Tijd om dit te vertalen naar een dagbudget.

Dagbudget reis Amerika
Dagbudget reis Amerika

Op basis van de ingevoerde gegevens, komt het dagbudget uit op zo’n € 99,- per dag. Daarvan moeten we dan ook nog benzinekosten betalen. Voor het gemak heb ik de inschatting van de benzinekosten à € 450 ook even in het “vaste kosten” overzicht ingevuld, zodat deze meerekent in het dagbudget. Dan blijft er, zoals zichtbaar in onderstaande afbeelding, nog zo’n € 80 per dag over. 

dagbudget reis Amerika (excl. benzinekosten)
Eerste inschatting dagbudget reis Amerika (excl. benzinekosten)

Wij verwachten dat dit voor ons geen realistisch dagbudget is, in overweging nemende dat: 

  • We nog 1 overnachting moeten boeken, wat naar verwachting meer dan $ 100 zal kosten en waardoor het dagbudget nog verder zal dalen;
  • We het beiden belangrijk vinden om goed (gezond) te eten onderweg. Zowel Robin als ik zijn weinig gecharmeerd van de grote fastfoodketens in Amerika, en willen waar mogelijk gezond eten. Dit zal naar verwachting niet heel goedkoop zijn; 
  • We gaan een paar dagen naar Las Vegas, en willen dan wat speelgeld hebben voor in het casino. We zijn in principe geen gokkers, maar als we er dan zijn willen we wel een bezoekje aan het casino kunnen brengen;  
  • We willen een aantal nationale parken bezoeken en hebben dus een nationale parkenpas nodig;
  • Ik (Lisa) houd erg van musea en als we in een stad zijn waar een museum is, wil ik die graag bezoeken, hiervoor moeten we dus rekening houden met wat bijkomende kosten voor entreetickets; 
  • We willen wat extra ruimte hebben om evt. een evenement te bezoeken (bijv. een show in Vegas). 

Daarnaast kiezen we er bewust voor om dit echt een super vette reis te maken, waarbij we het niet erg vinden als die wat meer kost dan een ‘normale’ vakantie. Daarom zijn we bereid om wat meer van het totale vakantiebudget voor het hele jaar naar deze reis te laten gaan, of zelfs te proberen wat extra hiervoor te sparen. Overigens verwachten we ook vooral veel in de natuur te zijn, en relatief weinig in de steden – dus hopelijk drukt dat onze dagelijkse kosten nog enigszins. 

Uiteindelijk hebben we nu het totale budget verhoogd, naar € 6.400 voor de hele reis. Daarmee komen we uit op een dagbudget van € 117,76 na benzinekosten. 

Dagbudget reis Amerika, final.
Werkelijke inschatting dagbudget reis Amerika

Met dit bedrag hopen we het te redden. Wij denken dat dit een realistische inschatting is, waarmee we hopelijk aan het einde van de vakantie eerder nog wat geld overhouden dan tekortkomen. Tijdens de reis houden we dit op hoofdlijnen bij met behulp van de planningsheet en kunnen we altijd nog wat bijsturen mocht dat nodig zijn. 

Mocht je ons vakantiebudget template ook willen gebruiken voor het opstellen van jouw eigen vakantiebudget, dan kun je die vinden in de SpaarpodShop.

Heb je nog aanvullende tips voor het opstellen van een budget? Deel ze dan vooral in de comments, zo kunnen we elkaar helpen!

Deel met je vrienden:

Deze artikelen vind je wellicht ook interessant.

Mijn beste 7 personal finance tips ontvangen?

Geef een reactie