Hoe ik een workation realiseerde met een baan in loondienst en hoe jij dit ook kunt

Als je me al wat langer volgt dan kun je je waarschijnlijk al die zonnige Instagram stories vanuit Portugal nog wel herinneren in het najaar van 2020. Ik was daar namelijk op workation: ik verplaatste mijn werkplek van mijn kleine appartement in Rotterdam voor een kleine twee maanden naar een villa in Portugal. Ik kreeg van veel volgers en mensen in mijn omgeving de vraag hoe ik dit heb gedaan, omdat zij dit ook wel zien zitten. Daarom ga ik je er in dit artikel alles over vertellen, van hoe ik dit heb gerealiseerd en wat het heeft gekost tot lessons learned en wat ik een volgende keer anders zou doen. 

Wat is een workation? 

Een workation is eigenlijk niks meer dan een hippe term voor werkvakantie. Je reist voor een aantal dagen, weken of zelfs maanden (je kunt het zo lang of kort maken als je zelf wilt) af naar een plek waar je alleen of samen met anderen gaat werken. Je kunt dit doen als ondernemer, om alleen of misschien wel samen met andere ondernemers te werken aan een bepaald doel of om inspiratie op te doen, maar je kunt ook heel prima in loondienst op workation. Dan wordt het meer een vorm van remote, of locatieonafhankelijk werken. Overdag werken, en de avonden, weekenden en eventuele extra vrije dagen gebruiken om een nieuwe omgeving te ontdekken bijvoorbeeld. Daarnaast kan de verandering van omgeving zorgen voor een boost voor je motivatie en inspiratie. 

Workations zijn er in verschillende soorten en maten. Als je googelt op workation dan kom je al snel terecht bij georganiseerde reizen waar – met name ZZP’ers en/of digital nomads – op een locatie ergens ter wereld samenkomen om bijvoorbeeld gezamenlijk aan een project te werken. Deze trips zijn vaak relatief kort en behoorlijk aan de prijs. Zo ingewikkeld of duur hoeft het helemaal niet te zijn! Je kunt dit prima ook zelfstandig regelen. Ik regelde het zelf en ik ga je er alles over vertellen. 

Waarom op workation? 

Inspiratie opdoen in een nieuwe omgeving, en daarnaast een nieuwe plek ontdekken en van de zon en warmte genieten. Need I say more? 😉 

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je op workation zou willen gaan, bijvoorbeeld omdat je een bepaald doel hebt dat je wilt behalen en waar je je volledig op wilt kunnen focussen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het schrijven van een boek of het uitwerken van een business plan. Maar het zou ook zomaar kunnen dat je maar weinig vrije dagen hebt, maar tóch graag naar een andere locatie/omgeving wilt. Remote werken kan dan best een goede uitkomst zijn. Het versterkt je creativiteit, een nieuwe omgeving kan je energie verhogen en je leeft bewuster dan wanneer je thuis in een omgeving zit die vanzelfsprekend voor je is. 

Zelf speelde ik al langer met het idee om op workation te gaan – ik ben altijd al groot liefhebber geweest van reizen en de wereld ontdekken. Zo woonde ik een tijdje in Australië een aantal jaar terug en maakte ik een groot aantal mooie reizen, maar misschien daarover een andere keer meer. 

Ik wil graag veel van de wereld zien, maar niet per se direct al mijn vrije dagen opmaken aan één reis. Daarom was het idee van een workation voor mij perfect en ben ik mij verder gaan verdiepen in de mogelijkheden. 

Hoe vind je de perfecte workation bestemming?

Het eerste wat in je opkomt is nu misschien een of andere tropische bestemming. Of misschien houd je wel juist van de kou en kies je daarvoor? Het kan allemaal. Maar weet ook dat je niet ver weg hoeft voor een workation! Je kunt ook heel prima op workation in eigen land, bijvoorbeeld door het boeken van een huisje aan de kust of in het bos. Zo heb je toch die andere omgeving, maar hoef je niet ver weg. Zo hebben mijn ouders na mijn workation bijvoorbeeld een maand een huisje geboekt aan het strand in Zeeland.

Zelf koos ik wel voor een bestemming in het buitenland. Het originele plan was om in 2020 een maand naar Bali te gaan. Deels om te werken, maar deels ook om van het land en vakantie te genieten. ‘Helaas’ had 2020 andere plannen, want door COVID-19 was reizen ineens niet langer vanzelfsprekend en naar sommige landen zelfs onmogelijk. Bali was dus geen optie, maar Portugal wel!

In een ‘normale’ situatie is natuurlijk minder sprake van reisbeperkingen, maar alsnog is het goed om eerst een lijst te maken van voorwaarden die belangrijk zijn om jouw workation tot een succes te maken. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld de volgende zaken: 

• Hoelang en wanneer wil ik gaan? 
• Hoeveel budget heb ik beschikbaar? 
• Met hoeveel mensen wil ik gaan? 
• Ben ik gebonden aan kantooruren of kan ik mijn eigen tijd indelen?
• Hoe afhankelijk ben ik van een snelle en goed functionerende internetverbinding? 
• In wat voor klimaat en omgeving voel ik me prettig? 
• Wil ik graag in een stad verblijven of meer landelijk? 
• Zijn er landen/plaatsen waar ik nog graag naartoe wil en waar ik langere tijd wil blijven?

Voor ons zag dit lijstje er als volgt uit: 

• Hoelang? In eerste instantie 4 weken, vanaf eind oktober
• Budget van maximaal € 1.000 p.p.p.m. voor de vaste lasten
• We gingen met 3 personen, maar wilden ruimte voor bezoek
• Mijn vriendin en ik zijn gebonden aan kantooruren – dus een locatie met (te) groot tijdsverschil was minder geschikt
• Een goede internetverbinding was key
• Qua klimaat het liefst een land waar de zon vaker schijnt dan in NL en met een aangename temperatuur, met code geel

Op basis hiervan zijn we gaan zoeken naar geschikte accommodaties in de landen die aan ons wensenlijstje voldeden. Waar we zochten naar geschikte accommodaties? Gewoon via Airbnb, booking.com, marktplaats en soortgelijke platformen! 

Hoe regel je een workation?

Eigenlijk is dit heel simpel. Op zoek naar een bestemming, huur een appartement/villa/huis/whatever en gaan! Ohja, en vergeet geen toestemming te vragen aan je werkgever als je werkzaam bent in loondienst ;-). 

Uiteraard is dit wel afhankelijk van de flexibiliteit van je werkgever en/of je directe leidinggevende. Ik ben me ervan bewust dat niet iedere sector zich hiervoor leent en dat je moeilijk op workation kunt als je niet vanuit huis kunt werken, maar met een kantoorbaan zou het in theorie moeten kunnen. Zelf werk ik vier dagen in de week in loondienst als PO voor een start-up. Mijn vriendin werkt fulltime voor een bank. Beide hebben we toestemming van onze managers gekregen om te werken vanuit het buitenland. Mijn tip: trek de stoute schoenen aan en vraag het je manager! Nee heb je, en ja kun je krijgen. Zolang je niks vraagt wordt er sowieso niks goedgekeurd. 

Uiteraard is het wel handig om de risico’s al zoveel mogelijk in kaart te hebben gebracht voordat je naar je manager stapt. Op die manier geef je aan dat je het belangrijk vindt dat je ook op afstand je werk goed kunt uitvoeren, en dat je hebt nagedacht over dingen die eventueel mis kunnen gaan. Enkele voorbeelden: 

• Is er sprake van een tijdsverschil tussen je thuislocatie en je workation bestemming? Zo ja, hoe wil je hier mee omgaan? 
• Hoe streng zijn de beveiligingsprotocollen van je werkgever m.b.t. het internet? Als je via VPN werkt kan het zijn dat je andere eisen hebt aan de internetverbinding op locatie t.o.v. wanneer dit niet het geval is. Wat zijn de alternatieven? Zijn er bijvoorbeeld coworking spaces in de buurt, mocht het internet niet goed werken op je vakantieadres?
• Wil je nog dagen vrij nemen terwijl je op workation bent? Geef dit ook alvast aan bij je manager 
• Geef ook aan waarom je graag op workation wilt en waarom dit zo belangrijk voor je is, neem je manager mee in je overwegingen!

Houdt ook rekening met het maximale aantal dagen dat je per jaar in het buitenland mag zijn (dit geldt voor zowel werk als vakantie!) met betrekking tot de Nederlandse belasting/sociale lasten. In 2020/2021 mag je maximaal 183 dagen in het buitenland zijn zonder fiscale gevolgen. 

Goedkeuring bij je baas geregeld? Dan is het tijd voor de praktische zaken. 

1. Bespreek de wederzijdse verwachtingen met de mensen met wie je wilt gaan. Wat vinden jullie belangrijk? Zeker als je voor langere tijd gaat is het belangrijk duidelijke afspraken hierover te maken zodat je onnodige frustraties zoveel mogelijk kunt voorkomen
2. Bekijk de vluchtschema’s voor jouw bestemming
3. Neem contact op met de accommodatie(s) die je op het oog hebt. Wij vonden onze accommodatie via Airbnb. (Tip: als je langer huurt (vanaf +/- een maand) kun je soms korting krijgen op de huurprijs).
4. Wil je een auto huren? Vooraf reserveren is vaak goedkoper dan dit pas regelen bij aankomst. 

Verder is het een kwestie van alles vastleggen en tickets boeken. Zie je? Best simpel. 

Wat kost een workation?

Hoeveel een workation kost is grotendeels afhankelijk van je eigen wensenlijst en met hoeveel mensen je van plan bent te gaan. Over het algemeen geldt: met hoe meer mensen je gaat, hoe goedkoper het wordt omdat je de kosten kunt delen. Ook kun je eventueel nog geld besparen als er mensen kunnen langskomen op je workation adres en zij ook een (kleine) bijdrage leveren voor hun verblijf. 

Hieronder geef ik je een schatting van wat wij kwijt waren voor 7 weken Portugal. Houd er rekening mee dat wij in het laagseizoen (eind oktober) gingen en dat de prijzen van accommodaties een stuk lager lagen dan normaal. 

• Villa met ruimte voor 8 personen € 950 per persoon
• Autohuur (+ verzekering) € 600
• Vliegtickets € 185 per persoon

In totaal komt dit dus uit aan € 950 + 200 + 185 = € 1.335 aan “vaste lasten” per persoon voor 7 weken Portugal. Voor wat betreft het leven daar kun je het zo gek maken als je zelf wilt. Zo hebben wij bijvoorbeeld een abonnement genomen bij de plaatselijke Crossfit box (€ 60 per maand). Daarnaast willen we een volgende keer – indien we weer naar dezelfde locatie zouden gaan – gebruik maken van een coworking space. In dat geval komt er per persoon maandelijks ook nog zo’n € 150 bij. Dan wordt het weliswaar duurder, maar het neemt ook een hoop frustratie rondom het internet weg. Dat vind ik het dan dubbel en dwars waard. 

Ohja, wij boekten trouwens een flexibel vliegticket. Kan handig zijn wanneer je nog niet helemaal zeker bent over hoelang je wilt blijven ☺. 

Lessons learned

We hebben absoluut genoten van onze workation in Portugal, en we kunnen niet wachten tot we dit weer kunnen doen. Er zijn dingen die we geleerd hebben van onze eerste workation die we de volgende keer anders zouden doen. Ik deel ze met je, wie weet kun jij ze daarmee voorkomen als je ook besluit op workation te gaan! 

Goed internet is key

Ik benoemde bij de kosten al even dat we in het vervolg mogelijk gebruik willen maken van een coworking space. Dit brengt me ook meteen op de eerste les die we hebben geleerd: namelijk onderschat het belang van een goede internetverbinding niet! De eigenaar van het huis dat wij huurden heeft speciaal voor ons een duur internetpakket met satelliet internet aangeschaft. Echter bij aankomst bleek dit, ondanks dat het super was geregeld, voor ons helemaal niet zo goed te werken. Nu hadden wij misschien ook wel erg strenge eisen, maar toch fijn als het goed werkt. Onze belangrijkste lessen: 

• Satelliet internet werkt niet optimaal met een VPN verbinding. Met VPN creëer je een soort beveiligde “tunnel” op het netwerk, iets waar veel grote bedrijven gebruik van maken om de veiligheid van hun data te garanderen. Dit werkt over het algemeen beter met een gewone ADSL verbinding dan via satelliet. Wij wisten dit niet, omdat we in Nederland nog nooit met satelliet internet hebben gewerkt.
• Wanneer je naar een land met (grotendeels) bovengrondse kabels gaat geldt over het algemeen dat hoe verder je buiten een stad zit, hoe slechter de kwaliteit van je verbinding mogelijk is. Dit in verband met bovengrondse kabels die vaak verouderd zijn – deze worden in de steden/grotere dorpen vaak beter onderhouden. 
• Een flinke regen- of onweersbui kan van invloed zijn op de kwaliteit van de verbinding bij bovengrondse kabels en/of satelliet internet.

Al met al werkte het wel oké, maar voor onze specifieke wensen was het allemaal net niet goed genoeg. Daarom willen we een volgende keer vrijwel zeker gebruik maken van een coworking space. Ook gelijk een leuke manier om met locals in contact te komen! 

Bezoek is leuk, maar rust is ook fijn

Wij huurden een huis met ruimte voor 8-9 personen, waar we verbleven met 3 personen. Van de vier slaapkamers waren er structureel maar 2 in gebruik, wat ons de mogelijkheid gaf om vrienden/familie te laten langskomen. Van deze mogelijkheid hebben we dan ook veelvuldig gebruik gemaakt. Dat was super gezellig, maar we hebben er ook veel van geleerd! 

Zo waren we misschien iets te enthousiast in het uitnodigen van vrienden/familie, waardoor we uiteindelijk de volledige eerste maand hadden volgepland met bezoek – vaak met meerdere mensen tegelijk. We vonden het zo leuk dat we vergaten om ook wat rustmomenten in te plannen, met als resultaat bezoek over de vloer op 30 van de 31 dagen die we in Portugal zouden verblijven. 

Toen we ons verblijf verlengden en ineens ook een aantal dagen “alleen” waren, leerden we de rust juist ook meer waarderen. Zeker omdat wij gewoon aan het werk waren daar. Uiteindelijk kwamen er nog wel wat nieuwe bezoekers bij in die extra weken, maar lieten we ook wat meer dagen leeg. Het was nu precies goed, maar volgende keer zorgen we ervoor dat die dagen alleen vooraf al in de planning staan en laten we wat minder aan het toeval over ☺.  

Ook merkten we dat er een groot verschil is tussen vrienden/familie op bezoek die net als wij (deels) aan het werk waren, of dat zij langskwamen voor een weekje vakantie. In de vakantie “vibe” is alles toch wat losser. Helemaal prima, maar wij moesten zelf wel iedere dag rond half 8 (het is in Portugal een uur vroeger dan in NL) achter onze laptops zitten. Duidelijke(re) afspraken maken is dan wel handig! 

Vier weken is best kort 

In onze initiële planning zouden we 4 weken in Portugal verblijven. Dit leek ons een mooie periode en lang genoeg. Uiteindelijk besloten we na 3 weken dat we helemaal nog niet klaar waren om terug naar Nederland te gaan en verlengden we met nog bijna een maand. Een volgende keer gaan we liever dan ook minimaal een week of 6. Zo kun je echt de tijd nemen om op je gemak de omgeving te ontdekken zonder het gevoel te hebben te moeten “haasten” om alles te kunnen zien/doen voor vertrek. 

Waar ik op vakantie zoveel mogelijk wil zien in zo weinig mogelijk tijd (want beperkte vrije dagen..), was het fijne aan langer op dezelfde plek blijven juíst dat er tijd genoeg is om alles op je gemak te ontdekken. Gewoon lekker rustig, in je eigen tempo. Zonder FOMO. 

To wrap it up

Onze workation was een groot succes. We hebben genoten en de verandering van omgeving heeft ons goed gedaan. Overdag hard aan het werk, maar later op de dag en in de weekenden genieten van al het moois dat Portugal te bieden heeft. Doordat we langere tijd op dezelfde plek verbleven voelden we minder druk om in zo min mogelijk tijd zo veel mogelijk van de omgeving te zien, maar konden we op ons gemak de omgeving verkennen. We sloten ons aan bij de lokale crossfit box, waar we onwijs vriendelijk werden ontvangen en snel werden opgenomen in de groep. Als afscheid hebben ze zelfs een speciale WOD voor ons gemaakt! Het waren 7 weken keihard werken – onder andere mijn hele pensioencursus is gemaakt in Portugal – maar minstens net zo hard genieten van al het moois van het land en de zon en alle mensen met wie we dit hebben mogen meemaken. 

Ben jij weleens op workation geweest, of zie je dit wel zitten? Ik ben benieuwd! Laat je het me weten in de comments?